契約書を管理する意義|忙しい会社は電話対応も大変!そんな時は電話代行

忙しい会社は電話対応も大変!そんな時は電話代行

契約書を管理する意義

男性

契約書を管理する必要性

契約書管理は、内部統制やコンプライアンスの観点からも重要な業務です。しかし、文書管理と同様に、契約書管理の業務は後回しになりがちです。契約を取ってくるたびに、契約書が増えていきますが、きちんと整理及び保管をしておかないと情報漏えいや紛失、保管スペースの不足などの問題が起こります。加えて、契約書は、契約の当事者、契約の内容などについて、受注した取引を文書化し、当事者双方の履行内容を証明するものですので、重要な文書です。従って、契約したどおりの履行が行われていなかったり、違約事項が発生した場合、場合のよっては契約の成立の有無について問題になる場合があります。これらの場合、まず契約書を確認することになります。このため、いざというときに契約書が見当たらなければ大変です。ここに契約書管理の意義があります。

契約書の管理の効果

契約書管理は、いざという場合に迅速に取り出せることが最優先です。一方で、営業活動の効率を高め、業績拡大につなげることに役立てることもできます。例えば、新しい契約書を作成する際、一から文面を起こすのは大変ですので、類似の契約案件を参照できるようにすることで、効率的に契約書を作成することができます。蓄積された契約書を、情報資源として活用することができます。また、契約の有効期限を把握しておけば、契約の更新などにつなげることができますし、商談をつくる機会にもなります。さらに、有効期限が満了する前に、契約の相手方に新しいサービスを提案したりして、次のビジネスチャンスにつなげることができます。最近は、契約書管理を請け負う業者もありますので、アウトソーシングすることによりさらに業務を効率化が実現できます。